Mappen doorploegen, Excels naast pakbonnen leggen, handtekeningen najagen. Jullie doen het werk goed, alleen ligt het bewijs verspreid. In ScaleHub schrijft elke partij zijn eigen dossier. Gewoon, terwijl je werkt.
Jullie certificering vraagt registraties, elk jaar opnieuw: GMP+, SKAL of HACCP. Het oude systeem registreert partijen wel. De kwaliteitslaag eromheen niet. Dus ontstonden de klemborden, de mappen en de Excels. Die houden de boel overeind. Ze kosten je alleen veel te veel van je week.
De datum staat. Vanaf nu gaan de avonden op aan bewijslast verzamelen: keurregistraties uit mappen, temperatuurlijsten uit Excel, pakbonnen erbij zoeken, handtekeningen najagen. Het bewijs bestaat wel. Het ligt alleen op zes plekken.
De keuring gebeurt op de vloer, dus de registratie ook: op een klembord, op een los formulier. Aan het eind van de dag wordt het overgetypt. Of aan het eind van de week. Of het raakt kwijt, en dat merk je pas als iemand ernaar vraagt.
Eén verdachte grondstofpartij. En dan uren zoeken voor je weet in welke uitgaande partijen die zit en welke klanten die hebben ontvangen. Je komt eruit, dat lukt altijd. Maar het duurt te lang en je hoopt onderweg dat alles klopt.
Traceerbaarheid is geen extra administratie. Het is het bijproduct van gewoon werken.
Het is auditdag. De auditor pakt een willekeurige uitgaande partij en stelt de vraag waar elke audit om draait: "Waar komt deze vandaan?"
Jij zoekt de partij op in ScaleHub. Eén klik, en het hele pad staat op het scherm.
Bovenaan de herkomst: welke grondstofpartijen erin zitten, van welke leverancier, met vangstgebied of herkomst en het bijbehorende certificaat. In het midden de verwerking: elke stap, wie hem uitvoerde, en de kwaliteitscontroles onderweg. Inclusief de keurformulieren en de foto's die op de vloer zijn vastgelegd, via de companion-app, op het moment van keuren zelf. Onderaan de andere kant van het verhaal: naar welke klanten de uitgaande partijen zijn gegaan, met THT en pakbon.
De auditor leest mee. Jij hebt niets hoeven voorbereiden, want dit dossier schreef zichzelf.
Hetzelfde bedrijf, dezelfde mensen, dezelfde certificering. Het verschil zit in waar het bewijs ontstaat: achteraf bij elkaar gezocht, of vanzelf tijdens het werk.
De voorbereiding kost dagen, soms een week. Mappen doorploegen, registraties naast elkaar leggen, gaten dichtlopen. De audit zelf gaat meestal goed, maar de week ervoor staat het gewone werk stil.
Het bewijs ligt er al, want het ontstond tijdens het werk. Je draait het rapport uit in plaats van het samen te stellen. De voorbereiding is een middag, en die middag gebruik je om scherp te zijn, niet om te zoeken.
Eén melding over een grondstofpartij en de paniek slaat toe. Uren zoeken in lijsten en pakbonnen. En omdat je het niet zeker weet, bel je vijftig klanten uit voorzorg in plaats van de paar die het echt aangaat.
Je zoekt de verdachte partij op en ziet exact welke uitgaande partijen die grondstofpartij bevatten, en welke klanten ze hebben ontvangen. Je blokkeert de betrokken voorraad en belt vijf klanten gericht. Met datum, partijnummer en pakbon erbij.
Keuren op de vloer, schrijven op het klembord, overtypen aan het eind van de dag. Dubbel werk, en elke overdracht is een kans dat er iets kwijtraakt of verkeerd overkomt.
De keuring gebeurt op de vloer, in de companion-app, mét foto, op het moment zelf. Het keurmoment hangt direct aan de partij. Geen overtypen, geen losse formulieren, geen einde-van-de-dag-stapel.
De registraties die GMP+, SKAL en HACCP vragen, ontstaan uit het werk zelf. Elke keuring, elke temperatuurregistratie en elk keurformulier hangt aan de partij waar het bij hoort. Jij beheert het systeem in plaats van de mappen, en de auditweek wordt een gewone week.
Keuren waar het gebeurt: op de vloer, in de companion-app, foto erbij, klaar. Geen klembord, geen overtypen na de shift, geen formulieren die tussen wal en schip raken. Het werk dat je toch al deed, telt nu meteen als registratie.
Als er ooit iets is, weet je binnen minuten wat waar zit en wie je moet bellen. De aansprakelijkheid is afgedekt met bewijs in plaats van met hoop. Je slaapt er gewoon om.
Een visverwerker draait zijn GMP+-audits op het partij-dossier uit ScaleHub.
Een visverwerker die dagelijks tientallen tonnen verwerkt, draait zijn GMP+-audits sinds 2020 op het partij-dossier uit ScaleHub. De voorbereiding die eerst dagen kostte, is nu een middag. Het keurwerk gebeurt op de vloer, de auditor krijgt het dossier op het scherm.
De registraties die deze schema's vragen, leg je vast in het normale proces: partijherkomst, keurmomenten, temperatuur, THT en hygiënecontroles. Het bewijs komt daar als rapportage uit, dus je stelt het niet achteraf samen. Eerlijk is eerlijk: ScaleHub vervangt niet je kwaliteitshandboek en niet je certificeringsinstantie. Het levert de registraties en de traceerbaarheid eronder, zodat jouw handboek klopt met de praktijk.
Zo ver als je data reikt, en twee kanten op. Van een uitgaande partij terug naar de inkomende grondstofpartijen en de leverancier, en andersom van een grondstofpartij vooruit naar alle uitgaande partijen en klanten. Tracking én tracing dus. Historie blijft bewaard, ook partijen van jaren terug zijn opvraagbaar. Bij de overstap bepalen we samen welke historie uit je oude systeem meegaat, dat lees je op de overstap-pagina.
Ja. Jullie bestaande keurformulieren worden digitale formulieren in ScaleHub, met dezelfde vragen in dezelfde volgorde. Ze worden ingevuld op de vloer via de companion-app, met foto's erbij, op het moment van keuren. Die formulieren zijn niet voor niets zo opgebouwd, daar zit jarenlange ervaring in. Die ervaring nemen we mee, alleen het papier verdwijnt.
Je zoekt de verdachte partij op en ziet direct welke uitgaande partijen ermee samenhangen, en welke klanten die hebben ontvangen, met datum en pakbon. Je blokkeert de betrokken voorraad in het systeem, zodat er niets meer mee uitgeleverd wordt. De klantlijst en het dossier voor de NVWA heb je binnen minuten in plaats van dagen. Zo bel je gericht de klanten die het aangaat, in plaats van iedereen uit voorzorg.
Staat je vraag er niet bij? Neem contact op →
In de demo stellen wij de vragen die een auditor stelt. Waar komt deze partij vandaan? Wie heeft hem gekeurd? Welke klanten hebben hem ontvangen? Jij ziet het antwoord in één klik staan, op jouw soort processen. We starten met een korte intake van 10 minuten, daarna plannen we een demo van ongeveer 60 minuten. Remote kan prima.
