Je weet dat het moet. Het systeem is op leeftijd, de Excel-schil eromheen groeit elk seizoen. Maar de partijen komen binnen, de vrachtwagens staan voor de deur en niemand zit te wachten op een bedrijf dat stilligt. Dus je stelt het uit. Heel begrijpelijk. En precies daarom pakken wij de overstap anders aan.
We richten ScaleHub in naast je huidige systeem. Jouw artikelen, jouw partijen, jouw processen. Je team werkt intussen gewoon door zoals het altijd deed. Pas als alles is ingericht, de data is overgezet en jíj hebt gekeurd dat het klopt, gaan we over. Niet eerder.
Geen knip in je operatie, geen weken op halve kracht, geen data waar je aan twijfelt. De overstap gebeurt op de achtergrond, de livegang plannen we op een moment dat het jou uitkomt.
Wij richten in, jij werkt door. Niets ligt stil.
Data en inrichting gaan pas door na jouw akkoord.
De livegang plannen we buiten jouw piek, niet in ons schema.
Vier stappen, in een vaste volgorde. Per stap zie je twee dingen: wat wij doen, en wat jij ervan merkt op de vloer. Dat tweede is meestal: weinig.
We brengen je processen en je data in kaart. Hoe een partij binnenkomt, hoe een order eruit gaat, welke Excel-bestanden er naast het systeem leven en waarom. Daaruit volgt een overstapplan met een begroting en een planning.
Met de mensen die het werk doen. Verder niets, je systeem en je operatie blijven onaangeraakt.
We richten ScaleHub in op jouw bedrijf. Jouw artikelen, jouw partijen en kwaliteitsklassen, jouw recepturen, jouw prijsafspraken. Geen standaardpakket waar jouw mensen zich naar moeten plooien, maar een systeem dat bij oplevering al jouw taal spreekt.
Je sleutelmensen kijken een paar keer mee of de inrichting klopt met hoe het werk echt loopt.
We zetten je data gecontroleerd over en draaien eerst een proefmigratie in een testomgeving. Wij migreren, jíj keurt: je vergelijkt voorraadstanden, partijen en openstaande posten met je eigen cijfers. Klopt er iets niet, dan herhalen we het tot het wel klopt.
Met je eigen lijsten ernaast. Pas als jij akkoord geeft, gaan we door. Niet eerder.
We plannen de livegang op een rustig moment, trainen je team vlak ervoor en staan de eerste weken naast je. Vragen van de vloer worden direct beantwoord, kinderziektes lossen we op terwijl jij gewoon levert.
En rijden de vrachtwagens gewoon uit. De eerste weken is er altijd iemand bereikbaar die jouw inrichting kent.
Je data is jaren werk. Artikelen, relaties, prijsafspraken, partijen, historie. Die zet je niet over met een export en een schietgebedje. Daarom werkt de migratie met vaste controlemomenten, en ga jij over elke stap.
Eerst een proefmigratie in een testomgeving. Jij legt je eigen cijfers ernaast: telt de voorraad, kloppen de partijen, sluiten de openstaande posten aan. Verschillen zoeken we uit en lossen we op. Dan opnieuw. De echte migratie doen we pas als de proef helemaal klopt, en die echte migratie volgt exact hetzelfde draaiboek.
Elke Excel naast je systeem was ooit een oplossing. De THT-lijst, het marge-overzicht, de planning op het whiteboard-tabblad. Iemand in jouw bedrijf zag een gat in het oude systeem en dichtte het. Dat is geen achterstand, dat is vakmanschap.
Daarom gooien we ze niet weg. We lopen ze tijdens de intake samen langs, lijst voor lijst. Wat waarde heeft, bouwen we ín ScaleHub: dezelfde informatie, maar dan gevuld vanuit het systeem zelf in plaats van met knippen en plakken. Wat dubbel werk was, vervalt vanzelf.
De THT-signalering, het marge-overzicht per partij, de planning per dag. Alles waar je team op stuurt, komt terug in ScaleHub, op dezelfde logica, maar dan altijd actueel.
De export uit het ene systeem die in het andere bestand geplakt wordt. De formule die stiekem stuk is. De versie op de mail die niet de laatste blijkt. Dat werk doet voortaan het systeem.
Je raakt geen werkwijze kwijt. Alleen het geknip-en-plak.
Een overstap die jou geen tijd kost, bestaat niet. Wel een overstap waarvan je vooraf precies weet wat hij vraagt. Dit is het, concreet:
Iemand uit jouw bedrijf die het overzicht houdt en knopen mag doorhakken. Reken op een paar uur per week tijdens de overstap. Het hoeft geen IT'er te zijn, wel iemand die de operatie kent.
Per afdeling een paar gesprekken over hoe het werk echt loopt, en later een controleronde op de data. De mensen die de partijen aannemen en de orders wegzetten, weten waar het schuurt. Die kennis hebben we nodig.
Vlak voor livegang trainen we je team, per rol, in jullie eigen inrichting. Geen algemene cursus, maar jouw schermen, jouw partijen, jouw stromen. Eén dagdeel per groep is meestal genoeg.
Ook de kromme routes en de uitzonderingen. De order die altijd telefonisch gaat, de klant met de afwijkende afspraak, de partij die buiten het systeem om weggeboekt wordt. Juist die gevallen willen we kennen, want daar valt of staat de inrichting mee.
Een foodbedrijf, tientallen Excels, en een productie die gewoon doorliep.
Een foodbedrijf draaide jaren op een verouderd pakket, met tientallen Excel-bestanden eromheen voor alles wat het systeem niet kon. Partijregistratie, THT-bewaking, marge-overzichten: het leefde allemaal in losse lijsten.
De overstap verliep volgens het plan hierboven. ScaleHub werd naast het oude systeem ingericht en gevuld, het team keurde de data in twee controlerondes, en de livegang viel bewust buiten het drukste seizoen. Tijdens de hele overstap liep de productie gewoon door.
"We hebben geen dag stilgestaan. Dat was vooraf onze grootste zorg."
Hoe lang het bij jou duurt, hangt vooral af van je processen en de staat van je data, niet van de grootte van je bedrijf. Na de intake krijg je een planning met de stappen en de momenten waarop we jouw mensen nodig hebben. Die planning bespreken we eerlijk vooraf, inclusief wat erin kan tegenvallen.
De livegang plan je buiten je piekseizoen, dat is de hoofdregel. De voorbereiding kan wel gewoon in een drukke periode, want die gebeurt naast je huidige systeem en raakt je operatie niet. Veel bedrijven gebruiken het drukke seizoen voor de intake en de inrichting, en gaan live zodra het rustiger wordt. In de intake kijken we samen naar jouw seizoen en prikken we een moment dat past.
Nee, en het komt vaker voor dan je denkt. Dubbele artikelen, oude relaties, voorraad die net niet klopt: dat is de normale staat van een systeem dat jaren hard gewerkt heeft. We schonen op tijdens de migratie, samen met jouw mensen, want zij weten wat weg kan en wat moet blijven. Je start in ScaleHub dus schoner dan je nu draait. Rommelige data is een reden om over te stappen, geen reden om te wachten.
Ja. De inrichting en de proefmigratie gebeuren volledig naast je huidige systeem, daar merkt de vloer niets van. Het enige echte overgangsmoment is de livegang zelf, en die plannen we op een rustig moment, vaak rond een weekend. Maandagochtend werkt je team in het nieuwe systeem en gaan de orders gewoon de deur uit. De eerste weken staan we naast je voor alles wat vragen oproept.
Dat hangt af van je processen en je data, en daarom begroten we de overstap vooraf, na de intake. Je krijgt één begroting voor de hele overstap, voordat je iets beslist, zodat je niet tijdens de rit voor verrassingen staat. Daarnaast betaal je het ScaleHub-abonnement, waar alle modules, hosting, updates en support in zitten. Het volledige prijsmodel staat op de prijzenpagina.
Staat je vraag er niet bij? Neem contact op →
Bespreek jouw overstap in een korte intake van 10 minuten. We kijken naar je huidige systeem, je seizoen en je data, en je hoort eerlijk of ScaleHub past. Daarna plannen we een demo van ongeveer 60 minuten op jouw processen, remote kan prima. Je ziet je eigen bedrijf erin terug, inclusief hoe de overstap er voor jou uitziet.
